Analiza potencjału jako narzędzie strategiczne

Analiza potencjału jako narzędzie strategiczne

Życie zmienia się nieustannie. Staramy zabezpieczać się na wszelkie możliwe sposoby aby nieoczekiwane zdarzenia nie były dla nas przykre w skutkach a jeśli już muszą takie być to aby te przykre konsekwencje miały jak najmniejszy rozmiar.

Biznes, w którym aktualnie działamy jest częścią naszego życia, dlatego jest tak samo zmienny i momentami trudny do przewidzenia. Jednak niektóre ryzyka można starać się zminimalizować na tyle skutecznie aby ich negatywny wpływ był dla naszej działalności jak najmniej odczuwalny.
We wszelkich poradnikach biznesowych możemy odnaleźć wiele cennych wskazówek co zrobić aby biznes był udany, jaką strategię przyjąć aby zminimalizować ryzyko. Jedną z nich jest budowa relacji biznesowych z pewnymi i sprawdzonymi partnerami. Co w takim razie oznacza z „pewnymi” partnerami? Najprościej rzecz można wyjaśnić następująco – z takimi, których ewentualne problemy nie przeniosą się na nasze „podwórko” i nie staną się naszymi problemami. Niestety nie zawsze mamy wystarczające dane na temat naszych partnerów. O ile w odniesieniu do klientów może być to rzecz problematyczna, o tyle w przypadku dostawców sprawa nie jest już tak skomplikowana – wystarczy odpowiednia strategia.
W najnowszym wydaniu podręcznika VDA 6.3 z czerwca 2010 roku, autorzy przedstawili doskonałe narzędzie, dzięki któremu jeszcze przed podpisaniem umów i przyznaniem konkretnemu dostawcy nominacji, możemy ocenić naszego kandydata tworząc kompletny obraz tego czy będzie on w stanie podołać naszym wymaganiom oraz czy jego struktury i model zarządzania pozwolą na uporanie się z ewentualnymi przeciwnościami w przyszłości. Wspomniane już narzędzie nazwane jest „Analizą potencjału” i jest szczególnym rodzajem audytu procesu.
Model zawarty w podręczniku VDA 6.3 jest odwzorowaniem modelu używanego już od dłuższego czasu przez Grupę Volkswagena i zawartym w Formel Q. Jak widać najlepsi w świecie motoryzacyjnym znaleźli sposób na znajdowanie do współpracy dobrych partnerów.
„Analiza potencjału” w swojej istocie jest bardzo prostym lecz wyrafinowanym narzędziem. Zgodnie z podręcznikiem jest ona „uruchamiana” za każdym razem gdy zachodzi jedna z trzech poniższych sytuacji. Gdy mamy do czynienia:
– z całkowicie nowym, nie znanym nam jeszcze dostawcą, o którym na dobrą sprawę jeszcze nic nie wiemy,
– ze znanym dostawcą, ale z nieznaną nam lokalizacją. Teoretycznie realia powinny być takie same, ale z uwagi na to, że dana lokalizacja funkcjonuje w zupełnie innym otoczeniu (zakład produkcyjny w innym kraju) jej „reakcje” mogą być inne niż te, do których przywykliśmy.
– ze znanym dostawcą i znaną lokalizacją ale z nową, nie znaną nam jeszcze dobrze technologią.
We wszystkich tych trzech przypadkach musimy się przekonać, że nie stanowią one dla nas zbyt dużego ryzyka, co mogłoby stanowić zagrożenie dla naszych nowych projektów, lub wdrożonych już procesów. Teoretycznie najłatwiej jest to sprawdzić przeprowadzając audyt procesu. Największą trudnością jest to, że we wszystkich z tych trzech przypadków audytorzy będą mieli do czynienia z innym procesem, będącym być może będzie bardzo podobnym do tego, który będziemy chcieli uruchomić u dostawców, ale nadal jest to „coś innego”. I właśnie do takich sytuacji została opracowana „Analiza potencjałów”.
Wielokrotnie spotykałem się w firmach z sytuacją, kiedy z powodu problemów u dostawców (takich jak problemy z jakością wyrobu czy problemy z dostawą wymaganych ilości w wymaganym czasie) dochodziło do bardzo nieprzyjemnych sytuacji w relacji z klientem. Nie rzadko spotyka się reklamacje, których przyczyną jest wadliwy materiał lub komponent od dostawców, a skutki nie są trudne do przewidzenia. Za każdą reklamacją kryją się koszty, które w zależności od sytuacji mogą być bardzo dotkliwe. Nierzadko takie karne koszty potrafią pochłonąć cały zysk ze sprzedaży w danym okresie. Co gorsze są jeszcze wartości, których nie da się tak łatwo policzyć. To są koszty utraconej /nadwątlonej reputacji a te bardzo trudno odbudować, ponieważ bardziej pamięta się złe rzeczy niż te dobre. A wystarczyłoby się odpowiednio przyjrzeć dostawcy przed podpisaniem kontraktu.

Jak to działa?
Wystarczy odpowiednio wykwalifikowany audytor i sprawa załatwiona. Ale po kolei.
Unikalność „Analizy potencjału” polega na tym, że dzięki dokładnie określonemu katalogowi pytań wraz ze spisem wymagań można dokonać „audytu procesu produkcyjnego” wraz ze wszystkimi procesami wspomagającymi, pomimo, że nie jest to proces produkujący wyroby dla nas. Dodatkową zaletą tej metody jest jej kompleksowość. Każdy audytor przygotowuje się do audytu zbierając i przeglądając odpowiednią dokumentację. Właśnie podczas takiego przygotowania możliwe jest sprawdzenie czy mieliśmy jakieś problemy z podobnymi materiałami czy komponentami w przeszłości u któregoś z naszych dostawców. Jeśli były już jakieś problemy to już wiemy jakie były ich symptomy. A to już jest dużo. Taką wiedzę możemy wykorzystać podczas weryfikacji naszego kandydata. Możemy sprawdzić czy już takie problemy miały u niego miejsce i jak zareagował, a jeśli nie wystąpiły, to czy posiada odpowiednie procedury, dzięki którym zareaguje tak jak tego oczekujemy. Kompleksowość tej metody polega również na tym, że każdy krok w procesie jest analizowany, więc nic nie powinno umknąć naszej uwadze.
Dodatkową zaletą jest dokładny schemat przeprowadzania oceny i jej interpretacji. Ocena jest dokonywana w oparciu o nomenklaturę świateł drogowych, co jest dużą zaletą. Nie ma bowiem konieczności przedstawiania komukolwiek skomplikowanych matryc do oceny. Każdy wie, że jeżeli świeci się światło czerwone to nie wolno jechać bo jazda jest niebezpieczna. Tak samo jest w przypadku oceny dostawcy na status „czerwony”. Z takim dostawcą nie „jedziemy” bo jest to zbyt niebezpieczne dla naszego biznesu, przynajmniej w tej chwili. Takiemu dostawcy nie przyznamy nominacji.
Inaczej sprawa się ma w przypadku „zielonego” dostawcy. Z takim dostawcą możemy zacząć współpracę. Nie jest jednak równoznaczne z przyznaniem nominacji kandydatowi o statusie „zielonym”. Powodem może być fakt, że kilku dostawców sklasyfikowanych jest tak samo. Oczywistym jest, że wybierzemy tego, który proponuje lepsze warunki. Możliwość porównania kilku dostawców jest dodatkową zaletą.
Właśnie dzięki temu, że wnikliwej analizie poddawany jest cały system produkcyjny (procesy wytwarzania i procesy wspomagające) dostajemy dokładny obraz tego, czy dany dostawca będzie w stanie sprostać naszym wymaganiom, oraz pokaże, czy w sytuacji, gdy pojawią się problemy będzie w stanie zareagować odpowiednio szybko i skutecznie tak, aby nie narazić nas klientów na kłopoty.
 Jak wiadomo lepiej zapobiegać niż leczyć.

Rafał Hołubowicz
Trener, konsultant
Team Prevent Poland Sp. z o.o.

Share on facebook
Udostępnij na Facebooku
Share on linkedin
Udostępnij w LinkedIn