Klauzula informacyjna dla Klientów

1. Dane osobowe i ich ochrona w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO):

Niniejsza klauzula dotyczy danych osobowych zbieranych przez Team Prevent Poland (dalej Spółka), gdzie występuje ona w charakterze administratora danych osobowych, sposobów na jakie są te dane wykorzystywane, a także praw osób związanych z wykorzystywaniem i zbieraniem tych danych.
W celu ułatwienia kontaktu w zakresie ODO prosimy o kontakt na adres e – mail: iod@teamprevent.pl
W ramach obowiązku ustawowego, ale także aby budować zaufanie Państwa, jako dla naszych klientów chcemy poinformować o:
– powodach gromadzenia i przetwarzania danych;
– podstawie prawnej przetwarzania;
– jakie są Państwa prawa w związku z tymi operacjami.

2. Niniejsza klauzula ma zastosowanie do osób fizycznych, które są:

– Klientami Spółki;
– osobami zainteresowanymi nawiązaniem współpracy handlowej (potencjalnymi klientami);
– wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami bądź reprezentantami klienta;
– innymi podmiotami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach współpracy z klientem;
Zwanymi łącznie Klienci lub Państwo

3. W związku ze współpracą z Klientami możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

– imię, nazwisko, adres prowadzonej działalności, a także adresy korespondencyjne;
– numery posiadane w rejestrach związanych z prowadzoną działalnością gospodarcza (NIP, REGON);
– dane kontaktowe;
– stanowisko w ramach organizacji;
– numer rachunku bankowego;
– dane osobowe wymagane do identyfikacji Klienta (imię, nazwisko, obywatelstwo, PESEL, data urodzenia, państwo urodzenia, seria i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania, dane związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeśli są danymi osobowymi w rozumieniu art. 36 ust. 1 pkt. 1 lit. f i pkt. 2 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu), jeśli zajdzie realizacja przesłanek wynikających z Ustawy (podejrzenie, że czynność lub relacja wiąże się z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu).
Podawanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów związanych z zawarciem umowy lub jej wykonaniem. Każdorazowy szczegółowy zakres podawanych danych wynika z treści łączącego strony stosunku prawnego, a konsekwencja ich niepodania może być brak możliwości zawarcia lub realizacji umowy.
Możemy także zbierać Państwa dane z innych, publicznie dostępnych źródeł (np. CEIDG, KRS) w celu weryfikacji prawdziwości informacji podawanych przez klientów. Możliwe jest pozyskiwanie danych od podmiotów, u których są Państwo zatrudnieni, lub których są Państwo reprezentantami, a zakres tych danych obejmuje jedynie informacje konieczne dla zawarcia i realizacji umowy i nie może obejmować danych zbędnych w tym celu.
Możemy także pozyskiwać dane z wewnętrznych baz danych prowadzonych przez Spółkę, do których wpisy dokonywane są na zasadzie udzielonej uprzednio zgody.

4. Podstawy prawne przetwarzania danych:

Dane są przetwarzane wyłącznie gdy:
– osoba uprawniona wyraziła na to zgodę;
– jest to niezbędne dla realizacji umowy zawartej z Klientem;
– przetwarzanie jest konieczne dla realizacji obowiązków prawnych ciążących na nas, jako administratorze danych (np. wystawienie faktury)
– przetwarzanie jest konieczne dla realizacji uzasadnionych interesów spółki, co wymaga zachowania proporcji miedzy naszym interesem a Państwa prawem do prywatności.
– dane osobowe wymagane do identyfikacji klienta, oznaczone w punkcie 3 tiret 6 (tj. dane identyfikacyjne przetwarzane w związku z podejrzeniem prania pieniędzy, bądź finansowaniem terroryzmu) mogą być przetwarzane bez zgody i wiedzy osoby, której dane te dotyczą. Podstawa prawna przetwarzania są przepisy rozdziału 5 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, tj. realizacja obowiązku prawnego: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Uzasadnionym interesem jest:
– zawieranie i realizowanie umów z klientami;
– ustalanie lub dochodzenie roszczeń cywilnoprawnych w ramach działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;
– weryfikacja klientów w publicznych rejestrach;
– kontakt z klientami w celu wykonania umowy.
Dane osobowe są przetwarzane jedynie w celu, do realizacji którego zostały zebrane. Poniżej przedstawiono zestawienie celów przetwarzania, oraz przypisane im okresy przechowywania danych:

Cel przetwarzania Okres przetwarzania
Wypełnienie zobowiązań umownych
Okres trwania umowy + okres przedawnienia roszczeń zgodnie z art. 118 KC.
(1 Art.  118.  [Terminy przedawnienia] Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.)
Archiwizowanie danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. Ustawa o rachunkowości, Ustawa ordynacja podatkowa)
Okres wskazany we właściwych przepisach, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego w którym miało miejsce zdarzenie mające znaczenie dla ustawy, np. wystawienie faktury + okres do końca roku kalendarzowego od końca tego terminu.
Obrona/ dochodzenie roszczeń
Okres trwania umowy + okres przedawnienia roszczeń (118 KC)
Obowiązki wynikające z Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub w którym przeprowadzono transakcje okazjonalne (art. 49 ust. 1 Dz.U. 2019 poz. 1115).

5. Środki zabezpieczające

Wszyscy pracownicy uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych procedur i zasad związanych z przetwarzaniem DO w celu ich odpowiedniej ochrony i zapewnienia zasad poufności, a także do zapewnienia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ich ochrony.

Środki techniczne i organizacyjne wdrożone przez Team Prevent Poland mające na celu ochronę informacji (nie tylko danych osobowych) uwzględniają najnowsze zdobycze techniki stosowane w tego rodzaju zabezpieczeniach i są adekwatne do celu, zakresu i charakteru przetwarzania danych.

6. Przekazywanie danych:

Możemy przekazywać dane naszym pracownikom, na zasadach opisanych poniżej:
– jeśli jest to niezbędne dla prawidłowego wykonania umowy;
– jeśli jest to niezbędne dla prawidłowej obsługi klienta, zgodnie z obowiązującym kodeksem etycznym i najlepszymi praktykami w tego rodzaju stosunkach;
– jeśli jest to niezbędne do wykonania niezbędnych, zgodnych z prawem działań przed podpisaniem umowy;
– wykrywania nadużyć i zapobiegania im;
– zapewnienia bezpieczeństwa w firmie (np. monitoring);
– dla tworzenia zestawień, statystyk i analiz (tylko jeśli DO zostaną oddzielone od informacji z nimi powiązanych – nie wykorzystujemy w tym celu danych umożliwiających zidentyfikowanie zwizualizowanej osoby fizycznej);
– jeśli jest to konieczne dla realizacji innych ciążących na administratorze obowiązków prawnych (wynikają one z przepisów szczegółowych).
Dane osobowe mogą być ponadto przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w tabeli 1 w zakresie w jakim są one niezbędne dla wykonania zadań zleconych przez Spółkę, jedynie jeśli wymaga tego przepis prawa, lub jest ku temu inna podstawa prawna. Za podmioty wskazane w zdaniu poprzednim mogą być uznane:
– podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak dostawcy systemów informatycznych, archiwizacji dokumentów, trenerzy zewnętrzni, podmioty świadczące obsługę prawna lub księgową na podstawie właściwych przepisów lub umów powierzenia danych i tylko w zakresie w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Team Prevent Poland Sp. z o.o. Należy nadmienić, że administratorem tych danych pozostaje Spółka.
– organy administracji: krajowe lub wspólnotowe, takie jak policja i sądy, jeśli jest to wymagane przepisem prawa, lub na ich uzasadnione żądanie.
– dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
– inne osoby w ramach organizacji danego klienta, jeśli jest ku temu podstawa prawna lub umowna.
Spółka nie przetwarza danych poza obszarem EOG, z wyłączeniem podmiotów będących dostawcami wybranych systemów informatycznych oraz usług hostingowych. W tym przypadku Państwa dane są chronione przy pomocy zabezpieczeń stosowanych przez tego dostawcę, jednak zawsze adekwatnych do celu, zakresu i sposobu przetwarzania. Mogą Państwo poprosić ponadto o dodatkowe informacje w tym zakresie.

7. Prawa i obowiązki klientów i zasady korzystania z tych praw:

Każda osoba ma prawo dostępu do danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę, a jeśli uważają Państwo, ze jakiekolwiek informacje są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy o kontakt w tym zakresie, żebyśmy mogli niezwłocznie skorygować te informacje.
Ponadto mają Państwo prawo do:
– wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody (przy zastrzeżeniu, ze wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
– żądania usunięcia danych albo ograniczenia przetwarzania ich przetwarzania w przypadkach określonych w RODO;
– wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania, jeśli takowe zachodzi);
– przeniesienia danych do usystematyzowanego, zewnętrznego zbioru danych (prowadzonego przez innego administratora);
Z praw tych mogą Państwo skorzystać w siedzibie administratora, listownie, telefonicznie składając wniosek pod numerem 500 304 590, lub mailowo pod adresem iod@teamprevent.pl.
Jeśli nie są Państwo ukontentowani sposobem, w jaki Team Prevent Poland przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości.
Jeśli dalej nie będą Państwo zadowoleni z realizacji przez Spółkę Państwa praw, istnieje również możliwość złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych zastrzegamy sobie prawo do okresowego ich sprawdzania i potwierdzania. Prosimy również o informowanie nas o zmianach udzielonych nam informacji będących danymi osobowymi, jak np. zmiana danych kontaktowych, abyśmy mogli lepiej realizować nasze usługi względem Państwa.

8. Aktualność

Niniejsza klauzula została zaktualizowana 15.11.2019 i może podlegać dalszym zmianom. Jeśli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień materii związanych z danymi osobowymi będziemy przekazywali w sposób zwyczajowo przyjęty w kontaktach z Klientami.