Klauzula informacyjna dla Pracowników Team Prevent Poland Sp. z o.o.

1. Dane osobowe i ich ochrona w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO):

Niniejsza klauzula dotyczy danych osobowych zbieranych przez Team Prevent Poland (dalej Spółka), gdzie występuje ona w charakterze administratora danych osobowych, sposobów na jakie są te dane wykorzystywane, a także praw osób związanych z wykorzystywaniem i zbieraniem tych danych.
W celu ułatwienia kontaktu w zakresie ODO prosimy o kontakt na adres e – mail: iod@teamprevent.pl
W ramach obowiązku ustawowego, ale także aby budować zaufanie Państwa, jako dla naszych dostawców chcemy poinformować o:
– powodach gromadzenia i przetwarzania danych;
– podstawie prawnej przetwarzania;
– jakie są Państwa prawa w związku z tymi operacjami.

2. Niniejsza klauzula ma zastosowanie do osób fizycznych, które są:

– Osobami, które są zatrudnione w Team Prevent Poland Sp. z o.o. na podstawie stosunku pracy w rozumieniu Ustawy kodeks pracy.
Zwanymi łącznie Pracownikami lub Państwo.

3. W związku ze współpracą z Pracownikami możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

– imię (imiona) i nazwisko;
– datę urodzenia;
– dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
a razie konieczności także:
– wykształcenie;
– kwalifikacje zawodowe;
– przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
tj. dane zgromadzone w procesie rekrutacji, a także:
– adres zamieszkania;
– numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
– inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
– numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
– Kod kasy chorych właściwej dla pracownika;
– Nazwę Urzędu Skarbowego właściwego dla pracownika.
Podawanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów związanych z prawidłowym przebiegiem procesu zatrudnienia. Każdorazowy szczegółowy zakres podawanych danych wynika z charakteru stanowiska które zajmuje Pracownik, a konsekwencją ich niepodania może być brak możliwości prawidłowego przeprowadzenia procesu zatrudnienia. Jeśli wynika to z przepisu prawa, możemy żądać podania takich danych, wtedy podstawa przetwarzania jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO).
Możemy także zbierać Państwa dane z innych, zgodnych z prawem źródeł (np. informacje na temat zadłużenia wpływające od organów prowadzących egzekucję sądowa lub administracyjną).

Podstawy prawne przetwarzania danych:
Dane są przetwarzane wyłącznie gdy:
– osoba uprawniona wyraziła na to zgodę;
– jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji procesu zatrudnienia;
– przetwarzanie jest konieczne dla realizacji obowiązków prawnych ciążących na nas, jako administratorze danych, w tym: rozliczeń z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, czy wykonywaniem innych obowiązków wynikających z Kodeksu pracy i innych przepisów prawa;
– przetwarzanie jest konieczne dla realizacji uzasadnionych interesów spółki, co wymaga zachowania proporcji miedzy naszym interesem a Państwa prawem do prywatności.
Uzasadnionym interesem jest:
– wykrywania nadużyć i zapobiegania im;
– zapewnienia bezpieczeństwa informacji;
– oceniania produktywności Pracowników;
– ustalenia, dochodzenia i obrony ewentualnych roszczeń;
– tworzenia zestawień, analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne Pracodawcy, co obejmuje m.in. raportowanie i planowanie rozwoju Pracowników i zakładu pracy;
Dane osobowe są przetwarzane jedynie w celu, do realizacji którego zostały zebrane. Każdorazowy okres przechowywania danych wynika z odrębnych przepisów i może wynosić do 50 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (w przypadku danych ujawnionych w aktach pracowniczych). W przypadku innych danych okresy przechowywania wynikają z odrębnych przepisów i zależą od rodzaju danych ujawnionych w konkretnym zbiorze.

4. Środki zabezpieczające

Wszyscy pracownicy uczestniczący w obsłudze kadrowej Spółki, a uzyskujący dostęp do danych osobowych Pracowników muszą przestrzegać wewnętrznych procedur i zasad związanych z przetwarzaniem DO w celu ich odpowiedniej ochrony i zapewnienia zasad poufności, a także do zapewnienia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ich ochrony.
Środki techniczne i organizacyjne wdrożone przez Team Prevent Poland mające na celu ochronę informacji (nie tylko danych osobowych) uwzględniają najnowsze zdobycze techniki stosowane w tego rodzaju zabezpieczeniach i są adekwatne do celu, zakresu i charakteru przetwarzania danych.

5. Przekazywanie danych:

Możemy przekazywać dane naszym pracownikom, na zasadach opisanych poniżej:
– jeśli jest to niezbędne dla prawidłowego obsługi kadrowej Pracownika;
– wykrywania nadużyć i zapobiegania im;
– zapewnienia bezpieczeństwa w firmie (np. monitoring);
– dla tworzenia zestawień, statystyk i analiz.
– jeśli jest to konieczne dla realizacji innych ciążących na administratorze obowiązków prawnych (wynikają one z przepisów szczegółowych);
– jeśli pracownik wyraził na to zgodę (np. w przypadku uczestnictwa członków rodziny Pracownika w ubezpieczeniu grupowym, lub grupowej opiece medycznej).
Dane osobowe mogą być ponadto przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować prawnie zdefiniowane obowiązki w zakresie obsługi kadrowej Pracowników, jedynie jeśli wymaga tego przepis prawa, lub jest ku temu inna podstawa prawna. Za podmioty wskazane w zdaniu poprzednim mogą być uznane:
– podmioty obsługujące systemy teleinformatyczne lub udostępniającym narzędzia teleinformatyczne
– organy egzekucyjne, sądowe, lub administracyjne; krajowe bądź unijne.
– kontrahentom, z którymi Pracodawca współpracuje;
– pracodawcom użytkownikom – tj. podmiotom, które finalnie korzystają z usług danego pracownika (dotyczy pracowników outsourcingowych);
– podmiotom świadczącym usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, windykacyjne, pomoc prawną, podatkową, rachunkową, kadrowo – płacową;
– podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze);
– podmiotom świadczącym usługi ubezpieczeniowe i assistance;
– podmiotom świadczącym usługi medyczne;
– podmiotom dostarczającym i piorącym odzież roboczą;
– podmiotom sprawującym ochronę fizyczną zakładu pracy;
– podmiotom współpracującym przy organizacji delegacji, szkoleń, imprez integracyjnych, usług socjalnych, sportowych;
– podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską
Spółka nie przetwarza danych poza obszarem EOG, z wyłączeniem podmiotów będących dostawcami wybranych systemów informatycznych oraz usług hostingowych. W tym przypadku Państwa dane są chronione przy pomocy zabezpieczeń stosowanych przez tego dostawcę, jednak zawsze adekwatnych do celu, zakresu i sposobu przetwarzania. Mogą Państwo poprosić ponadto o dodatkowe informacje w tym zakresie.

6. Prawa i obowiązki Kandydatów i zasady korzystania z tych praw:

Każda osoba ma prawo dostępu do danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę, a jeśli uważają Państwo, ze jakiekolwiek informacje są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy o kontakt w tym zakresie, żebyśmy mogli niezwłocznie skorygować te informacje.
Ponadto mają Państwo prawo do:
– wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody (przy zastrzeżeniu, ze wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
– żądania usunięcia danych albo ograniczenia przetwarzania ich przetwarzania w przypadkach określonych w RODO;
– wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania, jeśli takowe zachodzi);
– przeniesienia danych do usystematyzowanego, zewnętrznego zbioru danych (prowadzonego przez innego administratora);
Z praw tych mogą Państwo skorzystać w siedzibie administratora, listownie, telefonicznie składając wniosek pod numerem 500 304 590, lub mailowo pod adresem iod@teamprevent.pl.
Jeśli nie są Państwo ukontentowani sposobem, w jaki Team Prevent Poland przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości.
Jeśli dalej nie będą Państwo zadowoleni z realizacji przez Spółkę Państwa praw, istnieje również możliwość złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych zastrzegamy sobie prawo do okresowego ich sprawdzania i potwierdzania. Prosimy również o informowanie nas o zmianach udzielonych nam informacji będących danymi osobowymi, jak np. zmiana danych kontaktowych, abyśmy mogli lepiej realizować nasze obowiązki względem Państwa.

7. Aktualność

Niniejsza klauzula została zaktualizowana 15.11.2019 i może podlegać dalszym zmianom. Jeśli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień materii związanych z danymi osobowymi będziemy przekazywali w sposób zwyczajowo przyjęty w kontaktach z Pracownikami.